关于做好2021年度文件材料立卷归档的

通 知

各部门、单位、学院：

为切实做好学校2021年度文件材料的立卷归档工作，确保归档文件材料完整、准确，现将有关事项通知如下：

一、总体要求

各部门应充分认识归档工作的重要性，从高度的政治意识、大局意识和责任意识出发，发扬求真务实的精神，加强本部门档案工作的领导，做到思想重视、组织保证、人员到位，兼职档案员应认真细致、踏实工作，切实做好本部门档案的收集、整理和移交工作，使形成的档案能详尽、有效地反映本部门改革和发展的全过程，真实地维护我校各发展阶段的历史面貌。

二、归档范围

（一）本次收集归档材料的时间范围为：2021年1月1日至2021年12月31日。

（二）各类文件材料立卷归档具体范围请见各部门档案（资料）归档清单（附件）。

（三）其他具有保存和利用价值的文件材料。

三、工作安排　　

（一）凡应立卷归档的文件材料，各部门要努力做到各类文件材料完整、准确、系统和规范。

（二）立卷归档的文件材料应包括纸质文件材料和相关的电子文件材料。凡属学校重大活动、主要工作的文件材料，且具有凭证性、依据性作用的，必须实行纸质文件与电子文件双轨制立卷归档。

（三）在做好纸质文件材料立卷归档的同时，要加强本部门声像档案、实物档案等其他载体形式的文件材料的收集、整理工作。

（四）各部门文件材料收集齐全后，必须先进行预立卷，再进行归档，归档文件的整理请参照《湖南中医药大学归档文件整理规则实施办法（修订）》的通知（校行办字〔2019〕17号）执行。预立卷后登录湖南中医药大学智慧档案综合管理平（http://10.10.11.55/#/login?redirect=%2Findex）进行目录录入，全部录入完毕后在系统中提交预审，档案馆工作人员会在系统中进行条目数据的审核。

（五）审核通过后登陆智慧档案综合管理平台，在首页“我的流程”中找到审批通过的档案移交申请单，点击“打印移交单”按钮，打印系统自动生成的“档案交接登记表”一式两份，右上角请移交部门加盖部门公章，随同上交文件材料带到现场核对无误后，整理人和接收人同时签字确认。凡文件材料不完整齐全、不符合规范要求者，档案馆不予接收，并责令该部门限期改正、整改完善后归档。

（六）归档时间为2022年6月15日以前。

（七）档案馆将对各部门文件材料立卷归档质量和上交等情况进行检查登记、总结通报，并以此作为各部门年度档案工作考核的主要依据。

（八）归档工作中如有问题，请与档案馆联系。联系人：粟竹英、刘瑶婷，联系电话：88458978。

附件：各部门档案（资料）归档清单

                  湖南中医药大学

                                     2022年5月12日